تعویض نرمافزار حسابداری طلافروشی بی دردسر: انتقال اطلاعات و موجودی اولیه
جابه‌جایی نرمافزار حسابداری ترسناک‌تر از آن است که هست. یک روز شروع، موجودی اولیه‌ی دقیق، مانده‌ی ریالی و طلایی هر شخص و چند روز کار موازی؛ برنامه‌ی گام‌به‌گام.
در این مقاله ۱۲ بخش
- چرا سابقه را منتقل نکنیم؟
- گام ۱: روز شروع را انتخاب کنید
- گام ۲: موجودی صندوق و بانک
- گام ۳: موجودی انبار
- گام ۴: مانده‌ی اشخاص، جنس‌به‌جنس
- گام ۵: چک‌های باز
- گام ۶: تنظیمات
- گام ۷: چند روز کار موازی
- گام ۸: آموزش کارمندان
- چک‌لیست روز شروع در تعویض نرمافزار حسابداری طلافروشی
- تعویض نرمافزار حسابداری طلافروشی به با عیار
- پرسش‌های متداول
خیلی از طلافروش‌ها از نرمافزار فعلی‌شان راضی نیستند، ولی عوضش نمی‌کنند؛ چون فکر می‌کنند تعویض نرمافزار حسابداری طلافروشی یعنی هفته‌ها کار، وارد کردن سال‌ها سابقه و خطر از دست رفتن حساب مشتریها. در عمل، جابه‌جایی درست خیلی ساده‌تر است: لازم نیست سابقه‌ی چند ساله را منتقل کنید. یک روز شروع، یک موجودی اولیه‌ی دقیق و چند روز کار موازی کافی است. در این مقاله برنامه‌ی گام‌به‌گام این کار را می‌دهیم، با دام‌هایی که باید از آنها دوری کرد. اگر هنوز نرمافزار تازه را انتخاب نکرده‌اید، اول بهترین نرمافزار حسابداری طلا: ۱۲ معیار را بخوانید.
خلاصه در یک نگاه
- سابقه را منتقل نکنید؛ از یک روز شروع، با موجودی اولیه‌ی دقیق، کار را در نرمافزار تازه ادامه دهید.
- موجودی اولیه: صندوق و بانک، انبار به تفکیک جنس و عیار و انبار، و مانده‌ی هر شخص در هر جنس.
- چیزی که فرم خودش پول یا طلا را جابه‌جا می‌کند (مثل چک باز) در موجودی اولیه نمی‌آید تا دو بار شمرده نشود.
- چند روز کار موازی، و تطبیق مانده‌ها با خود اشخاص، اطمینان میدهد چیزی جا نیفتاده است.
چرا سابقه را منتقل نکنیم؟
در تعویض نرمافزار حسابداری طلافروشی، وارد کردن همهی فاکتورها و سندهای سال‌های گذشته در نرمافزار تازه، کار زیادی است و ارزش کمی دارد. هر خطای سابقه‌ی قدیمی هم به نرمافزار تازه می‌آید، و چون نرم‌افزارها قاعده‌های متفاوتی دارند، سندهای قدیمی معمولاً بی دستکاری وارد نمی‌شوند. راه رایج و درست این است: نرمافزار قدیمی (یا دفتر و اکسل) برای مراجعه به گذشته می‌ماند، و نرمافزار تازه از یک روز مشخص، با ماندههای همان روز، شروع می‌کند.
گام ۱: روز شروع را انتخاب کنید
بهترین روز شروع اول یک ماه، یا بهتر از آن، اول سال مالی است؛ چون گزارش‌های ماهانه و سالانه از همان روز تمیز شروع می‌شوند. روزی را انتخاب کنید که مغازه شلوغ نیست و می‌توانید شب قبل یا صبح زود شمارش کنید.
گام ۲: موجودی صندوق و بانک
نقد هر صندوق را بشمارید و مانده‌ی هر حساب بانکی را از صورتحساب بانک بردارید. در نرمافزار تازه، اول حساب‌های بانکی، کارت‌خوان‌ها و صندوق‌ها را تعریف کنید و بعد مانده‌ی روز شروع هر کدام را وارد کنید.
گام ۳: موجودی انبار
این دقیق‌ترین بخش کار است:
- جواهر و قطعه‌ها: هر قطعه با وزن، عیار، اجرت پیش‌فرض و بهای تمام‌شده‌اش. اگر بهای دقیق هر قطعه معلوم نیست، یک روش یکسان برای همه انتخاب کنید (مثلاً ارزش طلا با نرخ میانگین خرید به‌علاوه‌ی اجرت).
- آب‌شده: وزن هر عیار در هر انبار، با بهای کل.
- سکه: تعداد هر نوع در هر انبار، با بهای کل.
- انبارها: ویترین، گاوصندوق و شعبه هر کدام جدا شمرده شوند.
منطق هر نوع موجودی را در انبارداری طلافروشی توضیح داده‌ایم.
طلای امانی را جدا کنید. اگر در گاوصندوق طلای سپرده‌گذاران هست، یا آن را از شمارش کم کنید و سپرده را جداگانه ثبت کنید، یا کل را بشمارید و تعهد سپرده را هم‌زمان ثبت کنید؛ ولی هرگز طلای امانی را بدون ثبت تعهد سپرده‌اش وارد نکنید. (طلای امانی و سپرده)
گام ۴: مانده‌ی اشخاص، جنس‌به‌جنس
برای هر مشتری، همکار، بنکدار و کارگاه، مانده‌ی روز شروع را در هر جنس جدا وارد کنید: ریال، طلا به گرم نرمال، هر نوع سکه و هر ارز. اگر نرمافزار قدیمی مانده‌ی طلایی را به ریال تبدیل کرده بود، این بهترین فرصت برای درست کردن آن است: با خود شخص تطبیق دهید و طلب طلایی را به گرم بنویسید. چرا، در حساب مشتری طلافروشی.
پیش از وارد کردن، فهرست مانده‌ها را برای همکاران و مشتری‌های مهم بفرستید و تأیید بگیرید. اختلافی که امروز پیدا شود، با یک تماس حل میشود؛ اختلافی که شش ماه بعد پیدا شود، با چند روز گشتن در دفترهای قدیمی.
گام ۵: چک‌های باز
این‌جا یک دام رایج هست. چکی که داده‌اید و هنوز پاس نشده، دو اثر دارد: بدهی به شخص، و پولی که روز سررسید از بانک میرود. اگر این چک را هم در مانده‌ی شخص در موجودی اولیه بیاورید و هم بعداً به‌عنوان پرداخت چک ثبت کنید، دو بار شمرده شده است. راه درست: مانده‌ی شخص را همان عدد امروز صورتحساب بنویسید (پیش از چک)، و بعد خود چک را با فرم پرداخت چک ثبت کنید. قاعده‌ی کلی این است: هر چیزی که فرم خودش پول یا طلا را جابه‌جا می‌کند، در موجودی اولیه نمی‌آید.
گام ۶: تنظیمات
- کاربران و نقش‌ها: برای هر کارمند کاربر جدا با دسترسی خودش. (امنیت اطلاعات طلافروشی)
- منبع نرخ روز: سایت‌هایی که به آنها اعتماد دارید.
- پیش‌فرض‌های قیمت: عیار پایه، درصد سود، روش خرید دست‌دوم و درصد کسری، و پایه و درصد مالیات.
- قالب شماره‌ی فاکتور: اگر می‌خواهید شماره‌ها از جایی ادامه پیدا کنند.
- اطلاعات صورتحساب مالیاتی: اگر مشمول سامانه‌ی مؤدیان هستید.
گام ۷: چند روز کار موازی
برای چند روز، معاملات را در هر دو جا ثبت کنید: نرمافزار قدیمی و تازه. هر شب صندوق، موجودی و مانده‌ی چند شخص را در هر دو مقایسه کنید. وقتی چند روز پشت هم عددها خواند، نرمافزار قدیمی را فقط‌خواندنی کنید. اگر در این روزها معاملاتی را با تاریخ گذشته وارد میکنید، نرخ روز آن روزها را با تاریخ همان روز دستی ثبت کنید.
اگر نرمافزار تازه تحت وب است، بخشی از این کارها ساده‌تر میشود: نصب و شبکه لازم نیست و کارمندان روی گوشی خودشان هم وارد می‌شوند؛ نرمافزار حسابداری طلا تحت وب را ببینید.
گام ۸: آموزش کارمندان
کارمندی که نرمافزار تازه را نمی‌شناسد، به روش قدیمی برمی‌گردد. یک جلسه‌ی کوتاه برای هر نقش کافی است: فروشنده فاکتور و معاوضه، حسابدار دریافت و پرداخت و گزارش‌ها، انباردار موجودی و شمارش. نرم‌افزاری که برای هر بخش راهنمای درون‌برنامه‌ای با مثال دارد، این کار را ساده‌تر می‌کند.
چک‌لیست روز شروع در تعویض نرمافزار حسابداری طلافروشی
- نقد صندوق‌ها شمرده و مانده‌ی حساب‌های بانکی از صورتحساب بانک برداشته شد.
- ویترین، گاوصندوق و شعبه جدا شمرده شدند: قطعه‌ها با وزن و عیار، آب‌شده با وزن هر عیار، سکه با تعداد هر نوع.
- طلای امانی از موجودی جدا شد و تعهدش ثبت شد.
- مانده‌ی هر شخص در هر جنس از نرمافزار قدیمی یا دفتر درآمد و با همکاران و مشتری‌های مهم تطبیق شد.
- چک‌های باز جدا فهرست شدند تا با فرم چک ثبت شوند، نه در مانده‌ی اولیه.
- کاربران، نقش‌ها، منبع نرخ و پیش‌فرض‌های قیمت و مالیات تعریف شدند.
- یک فاکتور، یک خرید دست‌دوم و یک دریافت آزمایشی زده و نتیجه‌اش در مانده و موجودی دیده شد.
اگر همهی این هفت مورد تیک خورده باشد، نرمافزار تازه از همان روز اول حساب درستی دارد. ترتیب و شکل سندهای موجودی اولیه را هم در ثبت سند حسابداری خرید و فروش طلا آورده‌ایم.
تعویض نرمافزار حسابداری طلافروشی به با عیار
در با عیار داشبورد بخشی به نام «شروع به کار» دارد با دو راه: «تازه شروع کرده‌ام» و «مدتی است کار می‌کنم». قدم‌ها ساده‌اند: حساب بانکی، موجودی اولیه (صندوق، انبار، و طلب و بدهی اشخاص در روز شروع) و نخستین خرید و فروش. هر چیزی که فرم خودش پول یا طلا را جابه‌جا می‌کند، مثل چک‌های باز، در موجودی اولیه نمی‌آید تا دو بار شمرده نشود، و هر قلم موجودی اولیه در برابر سرمایه در همان جنس می‌نشیند. هر بخش سامانه دکمه‌ی «راهنما» دارد که راهنمای فارسی همان بخش را با مثال باز می‌کند. برای دیدن بقیه‌ی امکانات، صفحه‌ی نرمافزار حسابداری طلا را ببینید؛ و اگر از اکسل می‌آیید، حسابداری طلا با اکسل را.
پرسش‌های متداول
با تعویض نرمافزار حسابداری طلافروشی، اطلاعات قبلی از بین میرود؟
نه، اگر نرمافزار قدیمی یا خروجی آن را برای مراجعه نگه دارید. نرمافزار تازه از روز شروع با ماندههای همان روز ادامه میدهد.
بهترین زمان برای تعویض نرمافزار حسابداری طلافروشی کی است؟
اول سال مالی یا اول یک ماه، در روزی که مغازه خلوت است و میشود شمارش دقیق کرد.
چقدر طول می‌کشد؟
برای یک طلافروشی معمولی، تعریف و وارد کردن موجودی اولیه یک یا دو روز کار است، و بعد چند روز کار موازی. بیشترین زمان صرف شمارش انبار و تطبیق مانده‌ی اشخاص میشود، که کاری است که به‌هرحال باید گاه‌به‌گاه انجام شود.
آیا لازم است همهی مشتریها را از اول تعریف کنیم؟
فقط اشخاصی که مانده دارند یا با آنها کار میکنید. بقیه را هر وقت آمدند تعریف کنید.
برایش بفرستید؛ در تلگرام، واتس‌اپ یا با پیوند.
