گزارش‌های طلافروشی: ۱۰ گزارشی که هر روز و هر ماه به کار می‌آید

نرم‌افزار حسابداری فقط برای ثبت نیست؛ برای دیدن است. ولی بیشتر طلافروش‌ها از بین ده‌ها گزارشی که نرم‌افزارشان دارد، فقط دو سه تا را می‌شناسند. گزارش‌های طلافروشی هر کدام به یک پرسش مشخص جواب می‌دهند: امروز چقدر طلا داریم؟ دیروز زیر بازار فروختیم یا بالای آن؟ کدام مشتری‌ها بیش از سه ماه است بدهکارند؟ کدام چک‌ها این هفته سررسید دارند؟ در این مقاله ده گزارشی را که هر مدیر طلافروشی باید بشناسد، با پرسشی که جواب می‌دهند و عدد مهم هر کدام، مرور می‌کنیم. داشتن همین گزارش‌ها یکی از معیارهای انتخاب بهترین نرم‌افزار حسابداری طلا است.

گزارش‌های طلافروشی که هر روز باید دید

۱. موجودی روزانه

پرسش: امروز چقدر طلا، آب‌شده و سکه داریم و از دیروز چه تغییری کرده است؟ این گزارش ورود و خروج هر روز را به تفکیک جنس و عیار نشان می‌دهد، با وزن نرمال. عدد مهمش موجودی پایان روز است که باید با شمارش ویترین و گاوصندوق بخواند.

۲. فروش و جایگزینی روزانه

پرسش: امروز چند گرم طلا با چه نرخ میانگینی فروختیم، و آیا جایش را خریدیم؟ عملیاتی‌ترین گزارش طلافروشی است: وزن فروخته‌شده، میانگین نرخ مؤثر فروش، اختلاف با نرخ بازار، وزن خریده‌شده، و «موقعیت باز»؛ یعنی چند گرم فروخته‌اید و هنوز جایگزین نکرده‌اید. عدد مهمش «نرخ سربه‌سر جایگزینی» است: اگر زیر این نرخ بخرید، سود آن فروش‌ها حفظ می‌شود. توضیح کامل در محاسبه‌ی سود طلافروشی.

۳. گردش صندوق و بانک

پرسش: امروز چه پولی از کجا آمد و به کجا رفت؟ ورودی و خروجی هر صندوق، حساب بانکی و کارت‌خوان. عدد مهمش مانده‌ی پایان روز هر صندوق است که باید با شمارش شب بخواند. ادامه در مدیریت صندوق طلافروشی.

گزارش‌های طلافروشی برای هر هفته

۴. سررسید چک‌ها

پرسش: کدام چک‌های دریافتی و پرداختی در روزهای آینده سررسید دارند؟ عدد مهمش جمع چک‌های پرداختی هفته‌ی آینده است که باید پولش در حساب باشد.

۵. سن مطالبات

پرسش: چه کسانی چقدر و از چه زمانی بدهکارند؟ طلب ریالی و طلایی از هر شخص در بازه‌های تا ۳۰، ۶۰، ۹۰ و بیش از ۹۰ روز. عدد مهمش ستون «بیش از ۹۰ روز» است؛ طلبی که هر چه بماند، وصولش سخت‌تر می‌شود.

۶. طلای نزد اشخاص

پرسش: چقدر طلای ما نزد همکاران، بنکدارها و آب‌شده‌فروش‌هاست، و چقدر طلای دیگران نزد ماست؟ عدد مهمش جمع طلب‌های طلایی از همکاران است؛ طلایی که مال شماست ولی در گاوصندوق شما نیست. ادامه در حساب همکار و بنکدار طلا.

گزارش‌های طلافروشی برای هر ماه

۷. حساب اشخاص (صورتحساب)

پرسش: مانده و گردش هر شخص در هر جنس چیست؟ برای تطبیق با همکاران و برای دادن صورتحساب به مشتری. مانده‌ی هر جنس جدا و هر ردیف با ارجاع به سندش. چرا مانده‌ها جدا، در حساب مشتری طلافروشی.

۸. سود لایه‌ای

پرسش: سود این ماه از کجا آمد و کجا رفت؟ پنج لایه: فروش خالص، سود ناخالص (پس از بهای کالای فروش‌رفته)، سود پس از هزینه‌ی کانال فروش، سود عملیاتی (پس از هزینه‌ها، سود سپرده و هزینه‌ی مالی) و سود خالص. عدد مهمش فاصله‌ی سود ناخالص و سود عملیاتی است؛ یعنی هزینه‌ها چقدر از سود فروش را می‌خورند. مالیات بر ارزش افزوده در این گزارش از فروش کنار گذاشته می‌شود، چون درآمد نیست.

۹. نرخ مؤثر فروش

پرسش: در هر فاکتور، طلا را در عمل با چه نرخی فروختیم، پس از تخفیف‌ها؟ مقایسه‌ی نرخ مؤثر با نرخ روز نشان می‌دهد فروشنده‌ها چقدر زیر بازار می‌فروشند. ادامه در نرخ روز طلا روی فاکتور.

۱۰. تراز آزمایشی و ترازنامه

پرسش: آیا دفتر سالم است و دارایی‌ها و بدهی‌ها چه وضعی دارند؟ تراز آزمایشی جمع بدهکار و بستانکار هر حساب را در هر جنس نشان می‌دهد و ترازنامه دارایی، بدهی و سرمایه را. هر عددی در ترازنامه که از نرخ امروز طلا ساخته شده، باید نرخ و تاریخش کنارش نوشته شود؛ چون با تغییر نرخ عوض می‌شود بی آن‌که اتفاقی افتاده باشد.

گزارش‌های دیگری که به کار می‌آیند

این ده گزارش ستون اصلی‌اند، ولی چند گزارش دیگر هم برای پرسش‌های خاص لازم می‌شوند:

• میانگین قیمت خرید: هر گرم طلا را به‌طور میانگین چند خریده‌اید؛ مبنای تصمیم قیمت فروش.
• خرید از هر تأمین‌کننده: از هر بنکدار و کارگاه چقدر و با چه اجرتی خریده‌اید.
• دسته‌های تحویل‌نشده: خریدهایی که پولش را داده‌اید و جنسش هنوز نرسیده است.
• منابع تأمین مالی: پول خریدها از کجا آمده؛ صندوق، بانک، وام یا سرمایه.
• هزینه‌های دوره: هزینه‌های هر ماه به تفکیک سرفصل.
• عملکرد کانال فروش: فروش حضوری، اینترنتی یا همکار، هر کدام با هزینه‌ی خودش.
• میانگین نرخ طلا: نرخ میانگین بازار در یک بازه، برای مقایسه با نرخ فروش و خرید شما.
• سپرده‌ها و مالکیت واقعی: از موجودی چقدر مال مغازه است و چقدر مال سپرده‌گذاران؛ طلای امانی و سپرده.
• فعالیت کارمندان: هر کاربر چه سندهایی ثبت یا باطل کرده است.
• دفتر روزنامه و سلامت دفتر: برای حسابدار؛ همه‌ی سندها به ترتیب، و این‌که هر سند در هر جنس تراز است.

برنامه‌ی دیدن گزارش‌ها

گزارش حسابداری و گزارش تحلیلی

یک تفاوت مهم که خیلی از نرم‌افزارها رعایت نمی‌کنند: گزارش حسابداری فقط از سندهای ثبت‌شده ساخته می‌شود و همیشه همان عدد را می‌دهد؛ امروز، ماه بعد و سال بعد. گزارش تحلیلی پارامترهایی را که شما انتخاب می‌کنید می‌پذیرد، مثلاً روش ارزش‌گذاری طلا یا قاعده‌ی مالیات عملکرد، و عددش به همان پارامترها بسته است. گزارش تحلیلی باید همه‌ی پارامترهایش را چاپ کند، برچسب «تحلیلی — مبنای حسابداری نیست» داشته باشد و هرگز سندی در دفتر نسازد. اگر این دو قاطی شوند، معلوم نیست کدام عدد را باید باور کرد.

دسترسی به گزارش‌های طلافروشی

همه‌ی گزارش‌ها برای همه نیستند. گزارش سود، بهای تمام‌شده و حساب سپرده‌گذاران فقط برای کسانی است که مالک اجازه داده؛ فروشنده لازم نیست سود مغازه را ببیند. ادامه در امنیت اطلاعات طلافروشی.

گزارش‌های طلافروشی در با عیار

با عیار ۲۹ گزارش آماده دارد؛ از حساب اشخاص، سن مطالبات و سررسید چک تا موجودی کالا، موجودی روزانه، فروش و جایگزینی روزانه، طلای نزد اشخاص، گردش صندوق و بانک، سود لایه‌ای، نرخ مؤثر فروش، میانگین نرخ طلا، هزینه‌های دوره، تراز آزمایشی، ترازنامه و دفتر روزنامه. همه خروجی اکسل و PDF دارند و بعضی نمودار کنار جدول. گزارش‌های تحلیلی پارامترهایشان را چاپ می‌کنند و برچسب «تحلیلی» دارند و هیچ سندی نمی‌سازند. گزارش‌های حساس هم فقط برای کسی که اجازه دارد باز می‌شوند. برای دیدن بقیه‌ی امکانات، صفحه‌ی نرم‌افزار حسابداری طلا را ببینید.

پرسش‌های متداول