سامانه‌ی مؤدیان طلافروشی: صورتحساب الکترونیکی، الگوی طلا و شناسه‌ی کالا

صورتحساب الکترونیکی و سامانه مؤدیان طلافروشی این روزها یکی از پرسش‌های اصلی هر طلافروش است: چه اطلاعاتی باید ثبت شود، فاکتور طلا با فاکتور معمولی چه فرقی دارد و نرم‌افزار حسابداری باید چه کند. صورتحساب طلا الگوی خاص خودش را دارد که ارزش طلا را جدا از اجرت و سود می‌خواهد. در این مقاله الگوی طلا، نوع و موضوع صورتحساب، شناسه‌ی کالا، اطلاعات خریدار و آنچه از روز اول باید ثبت شود را به زبان ساده توضیح می‌دهیم.

سامانه‌ی مؤدیان طلافروشی چیست؟

سامانه‌ی مؤدیان سامانه‌ی سازمان امور مالیاتی برای دریافت صورتحساب‌های الکترونیکی فروش است. فروشنده‌ای که مشمول شده، هر فروش را به‌صورت صورتحساب الکترونیکی با ساختار مشخص به این سامانه می‌فرستد؛ مستقیم از کارپوشه، از راه شرکت معتمد یا از نرم‌افزار حسابداری‌ای که به سامانه وصل است. هر صورتحساب با کلید خصوصی خود فروشنده امضا می‌شود و یک شناسه‌ی یکتای مالیاتی دارد.

الگوی صورتحساب طلا در سامانه‌ی مؤدیان طلافروشی

صورتحساب‌ها چند الگو دارند و فروش طلا، جواهر و پلاتین الگوی اختصاصی خودش را دارد (در مستندات به نام الگوی سوم). تفاوت اصلی‌اش با الگوی عمومی این است که بها را جزءبه‌جزء می‌خواهد، چون مالیات بر ارزش افزوده‌ی طلا فقط روی بخشی از بها بسته می‌شود:

• وزن و عیار و نرخ
• ارزش خود طلا (معاف)
• اجرت ساخت
• سود فروشنده
• حق‌العمل، اگر هست
• جمع اجرت، سود و حق‌العمل (پایه‌ی مالیات)
• نرخ و مبلغ مالیات

این همان تفکیکی است که هر فاکتور درست طلا از قبل دارد؛ فاکتور فروش طلا و مالیات بر ارزش افزوده‌ی طلا را ببینید. نرم‌افزاری که فاکتور را فقط با یک «مبلغ کل» نگه می‌دارد، نمی‌تواند صورتحساب درست الگوی طلا بسازد.

نوع اول و نوع دوم

صورتحساب نوع اول اطلاعات هویتی خریدار را دارد و نوع دوم برای فروش به مصرف‌کننده‌ی نهایی است که اطلاعات خریدار در آن الزامی نیست. فروش حضوری به مشتری عادی معمولاً نوع دوم است؛ فروش به همکار، شرکت یا هر خریداری که صورتحساب به نام خودش می‌خواهد، نوع اول. پس نرم‌افزار باید بداند هر خریدار حقیقی است یا حقوقی، و شناسه‌ی ملی یا کد اقتصادی و کد پستی‌اش را، وقتی لازم است، داشته باشد.

اطلاعات خریدار: ثبت در لحظه‌ی فروش

اطلاعات خریدار روی صورتحساب باید همانی باشد که روز فروش بود. اگر مشتری فردا نشانی یا کد پستی‌اش را عوض کند، صورتحسابی که دیروز فرستاده شده نباید تغییر کند. پس نرم‌افزار خوب اطلاعات خریدار را در لحظه‌ی صدور روی صورتحساب ثبت می‌کند، نه این‌که هر بار از کارت مشتری بخواند. از طرف دیگر، اجبار به وارد کردن کد ملی برای هر مشتری حضوری، ثبت فروش را کند می‌کند؛ پس این اجبار باید به نوع صورتحساب بسته باشد، نه به ثبت مشتری.

شناسه‌ی کالا و خدمت

سامانه برای هر ردیف صورتحساب یک شناسه‌ی کالا یا خدمت از فهرست رسمی می‌خواهد. برای طلافروشی معنایش این است که هر گروه کالا (مثلاً انگشتر، گردنبند، آب‌شده، سکه، خدمات تعمیر) باید به شناسه‌ی درستش نگاشت شود. لازم نیست برای هزار قطعه هزار بار کد وارد کنید: کد یک بار روی مدل یا گروه کالا تعریف می‌شود و قطعه‌ها از آن ارث می‌برند؛ فقط قطعه‌ی خاص می‌تواند کد جدای خودش را داشته باشد. اگر برای قطعه‌ای کد تعیین نشده، فروش نباید متوقف شود؛ صورتحسابش «در انتظار» می‌ماند تا کد کامل شود.

شناسه‌ی یکتا، زمان صدور و حافظه‌ی مالیاتی

هر صورتحساب یک شناسه‌ی یکتای مالیاتی دارد که از شناسه‌ی حافظه‌ی مالیاتی فروشنده، تاریخ و یک شماره‌ی سریال ساخته می‌شود. دو نکته‌ی مهم:

• زمان دقیق صدور: صورتحساب تاریخ و ساعت دقیق صدور را می‌خواهد، نه فقط تاریخ. فاکتوری که فقط تاریخ دارد، بعداً نمی‌تواند ساعت درست بگیرد.
• کلید خصوصی: امضای صورتحساب با کلید خصوصی فروشنده است. این کلید باید امن نگه داشته شود؛ هرگز در پایگاه‌داده‌ی معمولی یا فایل اشتراکی.

اصلاحی، ابطالی و برگشت از فروش

صورتحسابی که فرستاده شده ویرایش نمی‌شود. هر تغییر صورتحساب تازه‌ای است که به صورتحساب اصلی ارجاع می‌دهد:

این دقیقاً با قاعده‌ی حسابداری طلافروشی هم‌خوان است که می‌گوید سند مالی پاک یا ویرایش نمی‌شود و اشتباه با سند معکوس اصلاح می‌شود؛ ثبت سند حسابداری طلا را ببینید.

رد شدن صورتحساب و مغایرت

صورتحساب ممکن است با خطا برگردد: کد کالا اشتباه است، اطلاعات خریدار ناقص است یا عددی با قاعده‌ی سامانه نمی‌خواند. نرم‌افزار باید این خطاها را با دلیلشان نشان دهد، نه این‌که بی‌صدا شکست بخورد؛ و یک گزارش مغایرت داشته باشد: کدام فاکتورهای این دوره صورتحساب پذیرفته‌شده دارند و کدام نه، و چرا.

سامانه‌ی مؤدیان طلافروشی: چرا از روز اول داده را کامل ثبت کنیم؟

حتی اگر هنوز ارسال صورتحساب برای شما الزامی نشده، ثبت کامل اطلاعات هر فروش از همین امروز کم‌هزینه است و نکردنش گران: زمان دقیق صدور، نوع حقوقی و شناسه‌ی خریدار و شناسه‌ی کالای هر ردیف را نمی‌شود شش ماه بعد از روی حافظه بازسازی کرد. نرم‌افزاری که از روز اول این‌ها را نگه دارد، روزی که ارسال روشن شود، تاریخچه‌ی کامل دارد.

چک‌لیست آمادگی برای سامانه‌ی مؤدیان طلافروشی

1. کد اقتصادی و شناسه‌ی حافظه‌ی مالیاتی مغازه را از کارپوشه‌ی سامانه‌ی مؤدیان بگیرید.
2. کلید خصوصی امضا را بسازید و در جای امن نگه دارید؛ نسخه‌ی پشتیبانش را هم جدا و امن.
3. برای هر گروه کالا (انگشتر، گردنبند، آب‌شده، سکه، خدمات) شناسه‌ی کالای درست را پیدا و در نرم‌افزار تعریف کنید.
4. برای همکاران، شرکت‌ها و مشتری‌هایی که صورتحساب به نام خودشان می‌خواهند، نوع حقوقی، شناسه‌ی ملی یا کد اقتصادی و کد پستی را کامل کنید.
5. یک فاکتور آزمایشی با اجرت، سود و تخفیف بزنید و بسنجید ارزش طلا جدا از اجرت و سود آمده است.
6. یک برگشت و یک ابطال آزمایشی هم بزنید تا مطمئن شوید صورتحساب ارجاع‌دار ساخته می‌شود.

سامانه‌ی مؤدیان طلافروشی در با عیار

در با عیار هر فروش و برگشت، اطلاعات صورتحساب مالیاتی خودش را از همان لحظه‌ی ثبت کامل نگه می‌دارد: زمان دقیق صدور، اطلاعات خریدار در لحظه‌ی فروش، شناسه‌ی کالای هر ردیف (از روی قطعه، مدل یا گروه کالا) و تفکیک ارزش طلا از اجرت و سود که الگوی طلا می‌خواهد. ارسال به سامانه پس از وارد کردن شناسه‌ی حافظه و کد اقتصادی در تنظیمات و گذاشتن کلید روی سرور روشن می‌شود؛ وضعیت هر صورتحساب، صورتحساب‌های ردشده با دلیلشان و مغایرت فاکتورها با سامانه در همان بخش دیده می‌شود. نبود شناسه‌ی کالا فروش را متوقف نمی‌کند. برای دیدن بقیه‌ی امکانات، صفحه‌ی نرم‌افزار حسابداری طلا را ببینید و برای سنجیدن آمادگی نرم‌افزارها، چک‌لیست امکانات نرم‌افزار حسابداری طلافروشی را.

پرسش‌های متداول