نرم‌افزار حسابداری طلافروشی چه امکاناتی باید داشته باشد؟ چک‌لیست کامل

نرم‌افزار حسابداری طلافروشی فقط یک دفتر دیجیتال نیست؛ باید زبان بازار طلا را بفهمد. یعنی بداند هر گرم طلا عیار دارد، نرخ روز هر ساعت عوض می‌شود، مشتری ممکن است به‌جای پول طلای کهنه بیاورد و همکار ممکن است به شما چند گرم طلا بدهکار باشد. در این مقاله بیست امکانی را که یک نرم‌افزار حسابداری طلافروشی باید داشته باشد، در شش گروه آورده‌ایم و برای هر کدام گفته‌ایم چه مشکلی را حل می‌کند.

اگر در حال مقایسه‌ی چند نرم‌افزار حسابداری طلافروشی هستید، این فهرست را کنار دوازده معیار انتخاب بهترین نرم‌افزار حسابداری طلا بگذارید؛ آن مقاله می‌گوید چطور بسنجید و این مقاله می‌گوید چه چیزی را.

گروه ۱: فروش و خرید طلا

۱. فاکتور فروش با محاسبه‌ی خودکار

فروشنده وزن، عیار، اجرت و درصد سود را می‌نویسد و نرم‌افزار ارزش طلا، اجرت، سود، مالیات و جمع را به همان ترتیبی می‌سازد که در فرمول محاسبه‌ی قیمت طلا آمده است. اجرت باید به هر سه شکل رایج پذیرفته شود: درصدی، گرمی و مبلغ ثابت.

۲. نرخ روز خودکار، با نرخ دستی و برچسب

نرخ از منبعی که خود شما انتخاب کرده‌اید خوانده شود، پیش از استفاده سنجیده شود و زمان به‌روزرسانی‌اش کنارش باشد. اگر منبع از دسترس خارج شد، فروش متوقف نشود و آخرین نرخ معتبر با برچسب «قدیمی» نشان داده شود. نرخ دستی هم همیشه ممکن باشد، ولی با دلیل و برچسب روی فاکتور.

۳. خرید طلای دست‌دوم با روش مغازه‌ی شما

بازار سه روش رایج برای خرید طلای دست‌دوم دارد: درصد کسری، کسر عیار و ضریب افت. نرم‌افزار باید هر سه را بشناسد و روش هر خرید را روی همان خرید ثبت کند.

۴. معاوضه درون فاکتور فروش

وقتی مشتری طلای کهنه می‌آورد و طلای نو می‌برد، یک رویداد است با سه اثر: حساب مشتری، ورود طلای کهنه به انبار و فروش طلای نو. هر سه باید با یک ثبت و به هم پیوسته انجام شوند تا اگر فاکتور باطل شد، هر سه با هم برگردند.

۵. برگشت از فروش بی ویرایش فاکتور اصلی

برگشت باید سند تازه‌ای باشد که به فاکتور اصلی ارجاع می‌دهد. فاکتور صادرشده هرگز ویرایش یا پاک نمی‌شود؛ این تنها راهی است که گزارش‌های گذشته همیشه همان عدد را بگویند.

۶. فاکتور خدمات بی نرخ روز

تعمیر، آبکاری یا لحیم به ارزش طلا بسته نیست. فاکتوری که فقط خدمت دارد باید بی نرخ روز صادر شود، تا مغازه‌ای که صبح هنوز نرخ نگرفته کارش نخوابد.

گروه ۲: حساب اشخاص

۷. مانده‌ی جداگانه برای هر جنس

مشتری می‌تواند ریالی بدهکار و طلایی بستانکار باشد، همکار ممکن است سکه بدهکار باشد و سپرده‌گذار ارز. نرم‌افزار باید مانده‌ی ریال، طلا، سکه و ارز هر شخص را جدا نگه دارد و هرگز آن‌ها را بی‌اجازه به هم تبدیل نکند.

۸. تبدیل مانده با ثبت مبنای تبدیل

اگر مشتری و فروشنده توافق کردند طلب طلایی به ریال تبدیل شود، سند تبدیل باید نرخ و مبنایش (نرخ گرم یا مظنه) را با خودش نگه دارد.

۹. حساب همکار، بنکدار و کارگاه

طلایی که خریده‌اید ولی هنوز نزد بنکدار است، موجودی شما نیست؛ طلب شماست. نرم‌افزار باید این دو را جدا کند و حواله‌ی طلا میان دو همکار را هم بشناسد. توضیح کامل در حساب همکار و بنکدار طلا.

۱۰. سپرده و طلای امانی

طلای امانی و سپرده‌ی طلایی بدهی مغازه است و باید به گرم ثبت شود، با سود ماهانه و تقویم سررسید. درباره‌اش در طلای امانی و سپرده‌ی طلایی نوشته‌ایم.

گروه ۳: انبار

۱۱. سه منطق موجودی

جواهر قطعه‌به‌قطعه شمرده می‌شود، آب‌شده بر وزن و عیار، و سکه بر تعداد و نوع. هر کدام بهای تمام‌شده‌ی خودش را دارد. جزئیات در انبارداری طلافروشی.

۱۲. وزن نرمال در همه‌ی جمع‌ها

هر جمعی در موجودی و حساب‌ها باید روی وزن نرمال باشد، نه وزن خام؛ وگرنه ده گرم ۲۴ عیار با ده گرم ۱۸ عیار یکی شمرده می‌شود.

۱۳. چند انبار، انتقال و شمارش فیزیکی

ویترین، گاوصندوق، کارگاه یا شعبه‌ی دوم هر کدام یک انبارند. انتقال میانشان نباید بهای تمام‌شده را عوض کند، و شمارش فیزیکی دوره‌ای باید مغایرت را نشان دهد و با سند ثبت کند.

گروه ۴: صندوق، بانک و چک

۱۴. دریافت و پرداخت ترکیبی

نقد، کارت‌خوان، واریز، چک، طلا، سکه و ارز در یک فاکتور، و ماندن باقی‌مانده در حساب مشتری. هر ردیف باید به صندوق یا حساب درست برود. در مدیریت صندوق طلافروشی با مثال توضیح داده‌ایم.

۱۵. چک با سررسید و یادآوری

هر چک با شماره، بانک و سررسید، گزارش سررسید چک‌ها، و یادآوری چک‌های نزدیک سررسید در صفحه‌ی اول.

۱۶. هزینه‌ها و هزینه‌های ثابت ماهانه

اجاره، حقوق و قسط وام هر ماه تکرار می‌شوند؛ نرم‌افزار باید سررسیدشان را بداند و ثبتشان را ساده کند.

گروه ۵: گزارش

۱۷. گزارش‌های روزانه‌ی عملیاتی

موجودی روزانه، فروش و جایگزینی روزانه، گردش صندوق و بانک، و سررسید چک‌ها. این‌ها گزارش‌هایی‌اند که صاحب مغازه هر صبح نگاه می‌کند. فهرست کامل در گزارش‌های طلافروشی.

۱۸. سود ریالی و سود طلایی

سود ریالی می‌گوید چقدر پول درآوردید؛ سود طلایی می‌گوید آن پول به نرخ روز فروش چند گرم طلا بود. در بازاری که نرخ طلا مدام بالا و پایین می‌رود، دیدن هر دو لازم است. در محاسبه‌ی سود طلافروشی توضیح داده‌ایم چرا.

گروه ۶: دسترسی، امنیت و ارتباط با بیرون

۱۹. دسترسی جدا برای هر کارمند، و کار روی هر دستگاه

مدیر برای هر کاربر نقش و دسترسی تعیین کند؛ فروشنده بهای تمام‌شده و سود را نبیند و این پنهان‌سازی در خود سرور انجام شود. همه هم‌زمان کار کنند، یکی پشت پیشخوان روی رایانه و دیگری بیرون از مغازه روی گوشی.

۲۰. سامانه‌ی مؤدیان و فروشگاه اینترنتی

اطلاعات صورتحساب مالیاتی هر فروش از لحظه‌ی ثبت کامل نگه داشته شود، با تفکیک ارزش طلا از اجرت و سود که الگوی طلا در سامانه‌ی مؤدیان می‌خواهد. اگر فروشگاه اینترنتی دارید، قیمت سایت هم از همان نرخ و اجرت حسابداری ساخته شود.

وقتی فهرست امکانات را با چند نرم‌افزار تطبیق دادید، هزینه‌ی واقعی هر کدام را هم بسنجید: قیمت نرم‌افزار حسابداری طلا فقط مبلغ پیش‌فاکتور نیست. اگر جواهر و سنگ قیمتی هم می‌فروشید، نرم‌افزار حسابداری طلا و جواهر را هم ببینید.

این امکانات در نرم‌افزار حسابداری طلافروشی با عیار

هر بیست امکان بالا در با عیار هست؛ از فاکتور با اجرت درصدی، گرمی یا ثابت و مالیات روی اجرت و سود، تا خرید دست‌دوم با سه روش، مانده‌ی ریال، طلا، سکه و ارز هر شخص جدا، سه منطق موجودی، چک با سررسید، ۲۹ گزارش آماده با خروجی اکسل و PDF، و دسترسی جدا برای هر کارمند. داشبورد همان صفحه‌ای است که هر صبح باز می‌شود: نرخ روز، کارهای امروز، طلب و بدهی ریالی و طلایی، و آخرین فروش‌ها.

همه‌ی این‌ها در مرورگر باز می‌شود و نصب لازم ندارد؛ روی گوشی هم مثل یک برنامه به صفحه‌ی اصلی اضافه می‌شود. برای دیدن جزئیات بیشتر به صفحه‌ی نرم‌افزار حسابداری طلا با عیار سر بزنید.

جمع‌بندی

یک نرم‌افزار حسابداری طلافروشی خوب، فهرست امکاناتش را با «بله» جواب نمی‌دهد؛ هر امکان را جلوی شما انجام می‌دهد. این بیست مورد را در جلسه‌ی دمو تیک بزنید و هر جا جواب «دستی» یا «به‌زودی» بود، همان را بزرگ‌ترین هزینه‌ی آینده‌تان بدانید.

پرسش‌های متداول